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ラウンジの同伴管理で先に整えるべきなのは、華やかな分析画面ではありません。誰が、どのお客様と、何時に来店し、どの卓へ入り、同伴料とバックをどう処理したかを一つの流れで残せることです。予約だけをカレンダーに入れ、同伴バックを月末の表へ手入力する運用では、途中に必ず転記が入ります。忙しい金曜ほど、その転記が抜けます。

この記事は、ラウンジや会員制クラブのママ、店長、黒服、給与担当者向けです。同伴の連絡を受けてから、来店確認、卓の利用開始、会計、バック集計まで、どこをアプリでつなぐと揉めにくいかを現場の順番で整理します。

ラウンジ同伴管理アプリに必要な記録

キャストから「20時に同伴で入ります」とLINEが来たとします。この一文だけでは営業に足りません。内勤が必要とするのは、次の情報です。

来店日時：店前集合なのか、食事後に直接来るのか
お客様：氏名、電話番号、既存顧客との紐付け
担当キャスト：誰の同伴として扱うか
人数と卓：同伴者を含めた人数、押さえる卓
状態：未確認、確認済み、待機、遅延、来店済み、取消
同伴料とバック：会計に載せる額とキャストへ返す計算区分

ここで予約表と給与表を別々に作ると、同じ同伴を二度入力することになります。予約表には担当名があるのに給与表へ入っていない。給与表には同伴一件があるのに、どのお客様の来店だったか追えない。月末に起きるのは計算問題というより、記録同士の照合です。

営業前の同伴予約チェック

連絡を受けた時点の登録

キャストから連絡が来たら、営業時間前でも予約として登録します。NightTableの予約データは、来店時刻、お客様名、電話番号、受付経路、人数、卓、担当キャスト、顧客、メモ、色を店舗単位で持てます。口頭で「Aさんの同伴」と覚えるより、予約一件に担当とお客様を結び付けたほうが引き継ぎやすい。

メモには長い接客記録を書かず、「19時45分ごろ連絡予定」「食事が延びたら店へ電話」のように、その日の内勤が動くための情報を残します。好みや過去の会話は顧客メモ、今夜の段取りは予約メモ。混ぜると、必要な一行が埋もれます。

開店前の確認順

同伴予約は、一覧を眺めるだけでは確認になりません。開店前に内勤が次の順で見ます。

未確認の予約が残っていないか
担当キャストが出勤予定か
予約人数と卓の定員が合っているか
同じ時間帯に卓が重なっていないか
遅れる場合、誰が入口とフロアへ伝えるか

NightTableは予約時刻との差を分単位で扱い、開始30分前に確認対象となる予約を判別できます。未確認のまま時間が迫る予約だけを拾えば、全件へ同じ電話をかけ直す必要はありません。店長は確認済みに変え、遅延なら遅延へ、入口で待っているなら待機へ更新します。

遅延と取消の履歴

同伴はレストランの会計や移動で遅れます。遅れること自体より、「誰が何時に聞いたか」が残っていないほうが困ります。NightTableの予約状態は、未確認、確認済み、待機、遅延、来店済み、取消を分け、状態を変えた人、時刻、補足メモを履歴として保存します。

20時の予約を20時15分へ書き換えるだけでは、入口担当から見ると最初から20時15分だったように見えます。状態履歴があれば、元の予定と変更の経緯を確認できます。「キャストは連絡した」「内勤は聞いていない」という話になったときも、記憶だけで決めずに済みます。

来店後の卓・会計・バック

来店受付と卓の利用開始

お客様が到着したら、予約を来店済みにして卓の利用を開始します。NightTableでは、予約に紐づいた顧客名、電話番号、顧客IDを、同じ店舗の卓利用へ引き継げます。ただし、予約IDそのものを卓利用側へ恒久保存する仕組みではありません。後から照合する場合は、お客様、来店時刻、卓を確認します。

この時点で担当キャストの確認も入れます。予約時の担当名だけで給与まで確定させるのは危険です。急な休み、担当変更、ヘルプ対応があるため、実際に卓へ付けたキャストを卓利用側で登録します。

同伴区分と同伴料

NightTableの卓利用とキャストの関係には、卓IDだけでなく、キャストID、付いた時刻、指名区分、指名料を持たせます。指名区分には本指名や場内指名と別に同伴があります。内勤が実際の来店を確認して同伴区分と料金を入れるため、「予約はあったが来なかった同伴」を給与へ混ぜにくい仕組みです。

会計時には、卓に付いたキャストの料金を合計して指名・同伴料へ反映します。セット料金、注文、延長、サービス料、税と同じ会計の中で扱えるので、同伴料だけ別伝票に書いて後から足す必要がありません。料金マスタを使う場合も、店舗で設定した同伴料金を選ぶ形に寄せられます。

同伴バックの集計

給与側では、本指名と同伴を同じ件数として潰しません。NightTableは、卓利用の指名区分が同伴で、同伴料が0円より大きい記録を同伴件数として数え、給与計算の同伴カテゴリへ回します。キャストごとに同伴バック率を設定でき、給与記録には同伴バック額を独立した項目で残します。

キャスト本人の給与画面では、ドリンクバック、指名バック、同伴バックの金額を分けて確認できます。当日の日報画面には、その日の同伴件数も表示します。月間の同伴件数まで給与画面だけで完結するわけではありません。一件足りないと感じたら、日報の日付を起点に、同じお客様名、時刻、卓、担当で予約と卓利用を照合します。

ExcelとLINEで残りやすい抜け

Excelが悪いわけではありません。予約件数が少なく、入力者が一人なら十分回る店もあります。ただし、次の条件が重なると微妙です。

キャストが個別LINEで同伴連絡を送る
入口、フロア、会計、給与で担当者が変わる
予約表と給与表の締め日が違う
遅延や担当変更を上書きで処理する
同伴料と同伴バックの意味が人によって違う

たとえば、19時50分に担当キャストが「食事が押して20分遅れます」と黒服へ送る。黒服は接客中で予約表を直せない。入口担当は20時に来ないので無断遅刻と判断する。21時に来店して会計は同伴扱いになったが、給与担当の表には元の予約が取消のまま残る。これは珍しい大事故ではなく、転記が多い店で起きる普通の食い違いです。

同伴管理アプリの選定基準

比較するときは、顧客登録数や画面の色より、次の問いをベンダーへ投げてください。

予約にお客様、担当キャスト、卓、状態を一緒に持てるか
変更前の状態、変更時刻、変更者を確認できるか
来店後の卓利用と予約を対応させられるか
本指名、場内指名、同伴を別区分で会計できるか
同伴件数と同伴バックを給与明細で分けられるか
キャスト本人が自分の内訳を確認できるか

個人向けの顧客管理アプリは、キャスト自身が来店予定や売上を記録する用途には使いやすい一方、店舗の卓、会計、給与担当まで同じ記録を使えるとは限りません。ラウンジ運営で選ぶなら、キャストの手帳を置き換えるだけか、店舗の営業処理までつながるかを分けて見たほうがいいでしょう。

一週間で試す同伴管理の手順

いきなり過去一年分を移す必要はありません。まず一週間、同伴予約だけで試します。

初日：同伴の受付項目と、登録する内勤を決める
営業前：未確認、担当、人数、卓を確認する
遅延時：時刻を上書きせず、状態とメモを更新する
来店時：予約を来店済みにし、実際の担当を卓へ登録する
会計前：同伴区分と料金を確認する
閉店後：予約件数、来店件数、同伴件数の差だけを見る

差が出た日は、誰かを責める前に、どの操作が抜けたかを確認します。受付はできたが来店処理がないのか。来店処理はあるが卓へ担当を付けていないのか。同伴区分はあるが料金が未設定なのか。抜けた場所が分かれば、翌日から確認担当を一人決められます。

NightTableは、予約、顧客、卓利用、指名区分、会計、給与記録を同じ店舗のシステム内で扱います。同伴管理を別アプリとして増やしたくない店舗には選択肢になります。まずは同伴が多い曜日だけで試し、閉店後の照合で差が出ないかを見てください。

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