顧客情報の持ち出し防止｜夜のお店で見せる範囲・操作履歴・退店時の手順

顧客情報の持ち出しを防ぐには、お客様の情報を見られる人を役割で絞り、キャストに見せる範囲を決め、操作履歴で変更を追い、退店の日にアカウントを止めることです。画面を見て写すことまでは仕組みで止められないので、書面の約束と合わせて整えます。

顧客情報はどこから持ち出されるか

持ち出しと聞くと、店長や幹部が独立するときに顧客リストをまとめて持っていく場面を思い浮かべがちです。実際には、もっと小さな経路がいくつもあります。対策の前に、自分の店で情報がどこから外に出られるかを洗い出しておくと、何から手を付けるかが決まります。

どの経路も、仕組みだけ、ルールだけでは塞ぎきれません。見られる人を減らすのは仕組み、個人のスマホに入った連絡先の扱いは約束と書面、というように組み合わせて考えます。

お客様の情報を見られる人を役割で絞る

最初にやることは、お客様の情報を見られる人を必要な人だけにすることです。見られる人が少ないほど、写す・撮る機会も減り、何かあったときに確かめる相手も絞れます。

NightTable では、お店側の画面でどのお客様情報が見えるかは「役割と権限」の権限で決まります。お客様を見るためだけの権限は無く、次のように仕事の権限に付いてきます。

気を付けたいのは、最初から用意されている「スタッフ」の役割に「卓の操作」「予約の管理」「売上を見る」が入っていることです。黒服やホールを全員「スタッフ」にしていると、フロアに立つ全員がお客様の電話番号と、伝票ごとのお客様の名前を見られます。「マネージャー」の役割は「役割と権限の設定」以外のすべての権限を持っています。

仕事に合わせて役割を作り直す手順

1. 「スタッフ・キャスト」を開き、右上の「役割と権限」を押します。
2. 最初からある役割は変えられないので、近い役割の「複製」から新しい役割を作ります。
3. その人の仕事に要らない権限のチェックを外します。たとえば会計をしない人からは「売上を見る」を外します。
4. 「作成する」を押します。
5. 「スタッフ・キャスト」で人の名前を押し、「プロフィール」の「役割」を選んで「保存」を押します。

できないこともあります。お客様カルテの中で電話番号だけを隠すといった、項目ごとの見せ分けはできません。また、来店の受付や延長には「卓の操作」が要るので、フロアで卓を回す人にはお客様の画面も見えます。連絡先を見せたくない事情があるなら、連絡先を登録するかどうかをお店で決めます（お客様は名前だけでも登録できます）。手順は役割と権限を変えるにあります。情報の種類ごとに誰にどこまで見せるかの決め方は、ラウンジの顧客管理｜店で共有する情報と、誰にどこまで見せるかで詳しく書いています。

お店のメモ・キャスト本人のメモ・キャストに公開の範囲

キャストの接客にはお客様の情報が要ります。何も見せないのではなく、見せる中身を決めるのが現実的です。NightTable のお客様のメモは2種類あり、見える人が違います。

キャスト画面の「お客様」に出るのは、名前・フリガナ・タグ、お店のメモ（キャスト画面では「お店と共有のメモ」。読むだけ）、キープボトル、次の予約、来店回数と自分が付いた来店です。電話番号・メール、売掛、注意情報は出ません。キャストが店のシステムからお客様の連絡先をまとめて見る手段は無い、ということです。

注意したいのは、新しく登録したお客様は「キャストに公開する」が最初からオンになっていることです。同業の方やトラブルがあった方など、キャストに見せたくない事情があるお客様は、お客様カルテの「編集」でオフにします。オフにしたお客様はカルテに「キャスト非公開」と出て、「お客様」の一覧の上にはキャストに公開している人数が出るので、見直すときの目印になります。

もう一つは、お店のメモに電話番号やLINEのIDを書かないことです。公開しているお客様なら、お店のメモはそのままキャスト画面に出ます。連絡先は連絡先の欄にだけ入れる、と決めておきます。

反対に、キャストが自分だけのメモに書いたことは、その人が辞めるとお店には何も残りません。お客様の好みやボトルの約束など、担当が変わっても要ることはお店のメモに書いてもらいます。メモの書き方はお客様カルテを見る・メモを残す、担当が辞めるときの引き継ぎはラウンジの引き継ぎメモの書き方にまとめています。

書き出し（CSV・印刷）で外に出せるものを把握する

画面で見られるものより、ファイルや紙に書き出せるものの方が、まとめて持ち出しやすくなります。お店のシステムで何が書き出せて、誰が書き出せるかを一度確かめておきます。NightTable の今の画面では次のとおりです。

• お客様の一覧をCSVで書き出す機能はありません。
• 売上の「日別の明細」の「CSV」と「印刷」には、伝票ごとのお客様の名前と担当キャストが入ります（電話番号・メールは入りません）。売上の画面は「売上を見る」がある人が開けます。
• 操作履歴のCSVを出せるのはオーナーだけです。

会計やレジ締めをしない人の役割からは「売上を見る」を外しておくと、伝票ごとの名前が入ったファイルを出せる人が減ります。紙の顧客台帳が残っているなら、鍵のかかる場所に置き、店から持ち出さない決まりにします。

操作履歴で「誰が・いつ・何を変えたか」を追う

辞める前にお客様の連絡先やお店のメモを書き換えられると、お店の記録が正しくなくなります（来店・売上・ボトル・売掛などの記録があるお客様は、削除できません）。書き換えた・消したことが後から分かるようにしておくのが操作履歴の役目です。NightTable の操作履歴（設定の「変更の記録」）には、お客様・ボトルキープ・売掛などの登録・変更・削除が、日時・操作者・操作・対象と一緒に残ります。見られるのはオーナーだけです。

1. 「設定」の一覧の「あとで・必要なら」を開き、「変更の記録」を選びます。
2. 「対象」で「お客様」を、「操作」で「削除」や「更新」を選んで絞り込みます。
3. 「日時」と「操作者」を見て、心当たりのない変更が無いか確かめます。古い分は一覧の下の「さらに表示」で出します。
4. 手元に残すときは「CSV出力」を押します。CSVに入るのは、いま画面に出ている分だけです。

お店の共用iPadを何人かで使う店では、操作する人の切り替え（暗証番号）で操作する人を切り替えておきます。切り替えておけば、端末にログインしている人とは別に、実際に操作した人の名前が履歴に残ります。見方の詳しい手順は操作履歴を見るにあります。

ただし、操作履歴に残るのは登録・変更・削除といった「変えた」操作だけです。お客様の画面を開いて見ただけ、写真に撮った、書き写した、ということは残りません。見られる人を絞るのが先で、操作履歴はその後ろの備えと考えてください。

スタッフ・キャストが退店するときの手順

退店のときに多い抜けは、アカウントが残ったまま、共用端末にログインが残ったまま、というものです。辞めるのが店長でも黒服でもキャストでも、流れは同じです。

1. 退店が決まったら、役割を見直します。最終日まで続ける仕事に要らない権限（「売上を見る」など）が入っていない役割に変えます。
2. 引き継ぎをします。担当していたお客様の好み・ボトル・約束ごとを、お店のメモに書いてもらいます。
3. 最終日の営業のあと、「スタッフ・キャスト」でその人の名前を押し、「停止」を押します。停止した人はお店の画面もキャスト画面も開けなくなり、シフトや連絡の宛先からも外れます。
4. 共用のiPadやパソコンが、その人のアカウントでログインしたままになっていないか確かめます。なっていれば、別の人のアカウントで入り直します。その人が知っている共用のパスワードがあれば変えます。
5. 「スタッフ・キャスト」の一覧に、心当たりのない招待中の人がいないか確かめます。いれば「招待を取り消す」で取り消します。取り消した招待のリンクは使えなくなります。
6. 操作履歴で、退店前の数週間にお客様の削除や書き換えが無いか確かめます。
7. 店の携帯・鍵・紙の台帳など、貸していた物を返してもらいます。

停止と削除の違いは次のとおりです。

停止・削除ができるのは、スタッフなら「スタッフの管理」、キャストなら「キャストの管理」の権限がある人です。自分自身やオーナー、自分より強い権限を持つ人には操作できません。店長が辞めるときは、オーナーが自分で停止まで済ませておきます。

仕組みで止められないことは、約束と書面で補う

画面を見て覚える、写真に撮る、仕事で知った連絡先を自分のスマホに入れる。こうしたことは、どのシステムでも止めきれません。ここはお店の約束ごとで補います。

• お店で持つ情報（顧客台帳・カルテ・ボトル・売掛）と、キャストが自分の営業で持つ連絡先の線引きを、入店のときに決めて書面で渡す
• 仕事で知ったお客様の情報を、辞めたあと勝手に使わないことを、入店時と退店時に書面で確かめる
• 紙の台帳・名刺・予約のメモを店の外に持ち出さない、捨てるときは細かく刻む

法律の面では、顧客名簿などが不正競争防止法の「営業秘密」として守られるには、秘密として管理されていることなどが条件になるとされています。お客様の個人情報の扱いには個人情報の保護に関する法律のルールもあります。見られる人を絞る、書面で約束する、といった日頃の管理は、こうした場面でも意味を持つと考えられます。ただ、どう当てはまるかは個々の事情で変わります。持ち出されたかもしれないときは、操作履歴のCSVなど手元の記録を残したうえで、弁護士などの専門家に相談してください。

よくある質問

キャストが自分のLINEに入れたお客様の連絡先は、辞めるときに消してもらえますか？

キャスト個人のスマホやLINEに入った連絡先を、お店のシステムから消すことはできません。どこまでをお店の情報とするかを入店のときに決め、書面で渡しておくのが現実的です。なお NightTable のキャスト画面には電話番号・メールが出ないので、お店の台帳の連絡先をキャスト画面から見ることはできません。

黒服に来店の受付はさせたいが、電話番号は見せたくありません。

今の画面では、電話番号だけを隠すことはできません。来店の受付に要る「卓の操作」があれば、お客様カルテの連絡先も見えます。連絡先を登録しない（名前だけで登録する）か、受付をする人を絞るかを、お店で決めてください。

辞めた人はすぐ削除した方が安全ですか？

画面を開けなくするだけなら「停止」で足ります。停止は「再開」で戻せますが、削除は元に戻せません。過去の売上・給与明細はどちらでも残ります。まず停止にしておき、必要がなくなってから削除するかを決める進め方で問題ありません。

NightTable は30日間無料で試せます。役割と権限、キャストに公開の設定、操作履歴を、実際のお店の人数と役割に合わせて確かめてみてください。料金と無料期間は料金ページにまとめています。